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Publier des factures aux résidents

Lorsque vous créez une facture, elle commence comme Brouillon. Les factures en brouillon ne sont pas visibles par les résidents. Vous devez publier une facture pour la rendre visible dans le portail résident et activer le paiement en ligne.

Ce dont vous aurez besoin
  • Une ou plusieurs factures avec le statut Brouillon
  • Le résident devrait avoir une adresse courriel enregistrée (pour les notifications par courriel)

Publier une seule facture​

1. Ouvrez la facture​

Depuis la page Factures, cliquez sur la ligne de la facture pour ouvrir sa page de détails.

Page de détails de la facture montrant le statut Brouillon

2. Ouvrez le menu d'actions​

Cliquez sur le menu à trois points (⋮) dans le coin supérieur droit de la page de détails de la facture.

3. Cliquez sur « Publier »​

Sélectionnez Publier dans le menu déroulant. Une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra.

Boîte de dialogue de confirmation de publication de facture

La boîte de dialogue affiche :

  • Le numéro de facture et le montant
  • Le nom du résident qui recevra la facture
  • Une case à cocher pour envoyer une notification par courriel (cochée par défaut si le résident a un courriel)

4. Confirmez et publiez​

Vérifiez les détails, puis cliquez sur le bouton Publier la facture.

Facture publiée avec succès

Le statut de la facture passe de Brouillon à Ouverte, et le résident peut maintenant la voir et la payer dans son portail.

Publier tous les brouillons en une seule fois​

Si vous avez plusieurs factures en brouillon (par exemple, après avoir généré des cotisations mensuelles), vous pouvez les publier toutes en une seule étape.

1. Accédez à la page Factures​

Depuis le tableau de bord de votre propriété, cliquez sur Factures dans la barre latérale gauche.

2. Cliquez sur « Publier tous les brouillons »​

Lorsque des factures en brouillon existent, un bouton Publier tous les brouillons apparaît dans la zone supérieure droite (affichant le nombre de brouillons, par exemple « Publier tout (12) »).

Bouton Publier tous les brouillons

3. Confirmez la publication en lot​

Une boîte de dialogue de confirmation apparaît montrant combien de factures seront publiées. Cliquez sur Publier tout pour confirmer.

Toutes les factures en brouillon passeront au statut Ouverte et des notifications par courriel seront envoyées aux résidents ayant une adresse courriel enregistrée.

Ce qui se passe lorsque vous publiez​

  • Le statut de la facture passe de Brouillon à Ouverte
  • La facture apparaît dans le portail du résident sous Factures
  • Si la notification par courriel a été activée, le résident reçoit un courriel avec les détails de la facture et un lien Payer maintenant
  • Le résident peut maintenant payer la facture en ligne par carte de crédit ou virement bancaire

Dépannage​

L'option « Publier » n'est pas disponible​

  • Seules les factures en Brouillon peuvent être publiées. Vérifiez le statut de la facture.
  • Les factures qui sont déjà Ouvertes, Payées, En retard ou Annulées ne peuvent pas être publiées.

Le résident n'a pas reçu de courriel​

  • Vérifiez que la case envoyer une notification par courriel était cochée lors de la publication.
  • Vérifiez que le résident a une adresse courriel valide. Allez dans Résidents pour vérifier son profil.
  • Si le résident n'a pas de courriel, la case à cocher sera désactivée. Vous devrez peut-être le notifier autrement.

J'ai publié une facture par erreur​

  • Vous pouvez annuler la facture si aucun paiement n'a été effectué. Ouvrez la page de détails de la facture et sélectionnez Annuler dans le menu d'actions.
  • Si un paiement a déjà été effectué, contactez directement le résident pour résoudre le problème.