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Planifier une réunion

La fonctionnalité d'événements de Propty vous permet de planifier des réunions du conseil, des assemblées générales annuelles (AGA), des réunions extraordinaires et d'autres événements liés à la propriété. Vous pouvez configurer les détails de l'événement, inviter des participants depuis votre liste de résidents, préparer l'ordre du jour et envoyer les invitations — le tout depuis le tableau de bord de la propriété.

Ce dont vous aurez besoin
  • Une propriété configurée dans Propty
  • Les détails de la réunion : date, heure et ordre du jour
  • Si un vote est prévu : une liste des électeurs admissibles (propriétaires et/ou membres du conseil)

Créer un événement​

1. Accéder à la page Événements​

Depuis le tableau de bord de votre propriété, cliquez sur Événements dans la barre latérale gauche.

Page de la liste des événements

Vous verrez une liste des événements à venir et passés. Si vous n'avez pas encore d'événements, vous verrez un état vide avec une invitation à créer votre premier événement.

2. Cliquer sur « Créer un événement »​

Cliquez sur le bouton Créer un événement. Cela lance l'assistant de configuration d'événement.

3. Définir les informations de base​

L'assistant vous guide à travers plusieurs étapes. D'abord, entrez les informations de base de l'événement :

  1. Nom de l'événement (obligatoire) — Un titre clair pour l'événement (par exemple, « Assemblée générale annuelle 2026 » ou « Réunion du conseil de mars »).
  2. Description (facultatif) — Des détails supplémentaires sur l'objet de l'événement.
  3. Langue (obligatoire) — La langue principale pour l'interface de l'événement et les notifications.
  4. Fuseau horaire (obligatoire) — Le fuseau horaire de l'événement. Par défaut, celui de votre propriété.
  5. Date et heure de début (obligatoire) — Le moment où l'événement commence.
  6. Date et heure de fin (facultatif) — Le moment où l'événement est prévu de se terminer.

Étape des informations de base de l'événement

4. Ajouter des participants​

À l'étape Électeurs, ajoutez les personnes qui assisteront ou voteront à la réunion :

  • Générer à partir des résidents — Cliquez sur ce bouton pour créer automatiquement des dossiers d'électeurs à partir des résidents de votre propriété. Vous pouvez choisir d'inclure :

    • Propriétaires — Résidents avec le rôle CO_OWNER (ayant droit de vote)
    • Membres du conseil — Résidents identifiés comme membres du conseil

    Propty calcule le poids de vote de chaque électeur en fonction de sa part de propriété dans les unités.

  • Ajouter individuellement — Vous pouvez aussi ajouter des participants un par un en entrant leur nom et courriel.

5. Préparer l'ordre du jour​

Ajoutez des points à l'ordre du jour de la réunion. Chaque point peut inclure un titre, une description et une durée prévue.

6. Joindre des documents​

Téléversez tous les documents que les participants devraient consulter avant la réunion (par exemple, rapports financiers, budgets proposés, modifications aux déclarations de copropriété).

7. Configurer l'apparence et les courriels​

Personnalisez l'image de marque de l'événement et les modèles de courriels pour les invitations et les rappels.

8. Terminer l'assistant​

Vérifiez vos paramètres et cliquez sur Créer l'événement. L'événement est créé et apparaît dans votre liste d'événements.

Après la création de l'événement​

Une fois créé, vous pouvez :

  • Envoyer les invitations — Envoyer un courriel aux participants avec un lien pour rejoindre la réunion
  • Démarrer l'événement — Lorsque la réunion commence, cliquez sur Démarrer l'événement pour ouvrir l'interface de réunion en direct
  • Ajouter des sondages — Créer des éléments de vote pour la réunion (voir Utiliser les sondages en réunion)

Dépannage​

L'option « Événements » n'apparaît pas dans la barre latérale​

  • Les événements doivent être activés pour votre propriété. Contactez votre gestionnaire d'organisation pour vérifier que la fonctionnalité est disponible.

« Générer à partir des résidents » n'ajoute pas tous les propriétaires attendus​

  • Seuls les résidents avec un statut Actif et le rôle CO_OWNER (ou le drapeau membre du conseil) sont inclus. Vérifiez que les résidents que vous vous attendez à voir ont le rôle et le statut corrects dans la liste des Résidents.

Je dois modifier les détails de l'événement après la création​

  • Ouvrez la page de détail de l'événement et cliquez sur Modifier. Vous pouvez mettre à jour le nom, la description, les dates et les autres paramètres.

Les résidents peuvent-ils voir l'événement avant l'envoi des invitations?​

  • Les événements apparaissent dans la liste des événements du portail résident une fois créés. Cependant, les résidents ne peuvent rejoindre la réunion en direct qu'après avoir reçu leur invitation avec un lien d'accès personnel.