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Crear y enviar facturas

Cree facturas únicas para cobrar a los residentes cuotas, cargos u otros conceptos. Una vez creadas, las facturas aparecen como borradores que puede revisar antes de publicarlas a los residentes.

Lo que necesitará
  • Una propiedad con pagos habilitados (consulte Configuración de pagos)
  • Al menos una unidad con un residente asignado
  • El monto y la fecha de vencimiento del cargo

Pasos​

1. Vaya a la página de Facturas​

Desde el panel de su propiedad, haga clic en Facturas en la barra lateral izquierda.

Página de Facturas con tarjetas de resumen y tabla

Verá la página de Facturas con tarjetas de resumen que muestran los montos Total, Abiertas, Vencidas y Pagadas. Si aún no tiene facturas, verá un estado vacío con una invitación a crear su primera factura.

2. Haga clic en "Crear factura"​

Haga clic en el botón Crear factura en la esquina superior derecha de la página.

Botón Crear factura resaltado

Aparecerá un cuadro de diálogo con el formulario de factura.

3. Seleccione la unidad​

Haga clic en el menú desplegable Unidad y seleccione la unidad que desea facturar. Las unidades se listan por su número de unidad.

Cuadro de diálogo Crear factura con selector de unidad

Sin residente principal

Si la unidad seleccionada no tiene un residente principal asignado, verá un mensaje de advertencia. La factura se creará de todos modos, pero no se podrán enviar notificaciones por correo electrónico. Asigne primero un residente a la unidad si necesita notificarle.

4. Ingrese el título de la factura​

Escriba un título claro y descriptivo en el campo Título. Esto es lo que verá el residente.

Ejemplos:

  • "Cuotas mensuales del HOA"
  • "Cuota especial - Reparación de techo"
  • "Cargo de estacionamiento - Enero 2026"

5. Ingrese el monto​

Escriba el monto en dólares en el campo Monto. El monto debe ser mayor a $0.

6. Elija la fecha de vencimiento​

Haga clic en el campo Fecha de vencimiento para abrir el calendario. Seleccione una fecha que sea hoy o posterior. No se permiten fechas pasadas para facturas nuevas.

7. Agregue una descripción (opcional)​

Utilice el campo Descripción para proporcionar detalles adicionales sobre el cargo. Este texto será visible para el residente en su factura.

8. Elija si notificar al residente​

Marque la casilla Enviar notificación por correo electrónico al residente si desea que el residente reciba un correo electrónico cuando se publique esta factura. Esta casilla está desmarcada de forma predeterminada.

nota

El correo electrónico solo se envía cuando la factura está publicada, no cuando se crea como borrador. Consulte Publicar facturas para más detalles.

9. Haga clic en "Crear factura"​

Haga clic en el botón Crear factura en la parte inferior del cuadro de diálogo. La factura se creará con un estado de Borrador.

Factura creada exitosamente

Verá un mensaje de éxito confirmando que la factura fue creada.

Qué sucede después​

  • La factura aparece en su lista de facturas con un estado de Borrador
  • Las facturas en borrador no son visibles para los residentes hasta que las publique
  • Puede revisar los detalles de la factura antes de publicarla
  • Para hacer la factura visible y pagable, consulte Publicar facturas

Entendiendo los estados de las facturas​

EstadoSignificado
BorradorCreada pero aún no visible para los residentes
AbiertaPublicada y esperando pago
PagadaTotalmente pagada por el residente
VencidaPasada la fecha de vencimiento con un saldo pendiente
AnuladaCancelada — ya no se puede cobrar

Solución de problemas​

No veo el botón "Crear factura"​

  • Asegúrese de que los pagos estén habilitados para su propiedad. Vaya a Configuración > Pagos para verificar.
  • Verifique que tenga los permisos correctos para su rol.

La unidad que necesito no está en el menú desplegable​

  • La unidad debe existir en su propiedad. Vaya a Unidades para agregarla primero.
  • El menú desplegable muestra todas las unidades independientemente de si tienen un residente asignado.

Ingresé el monto o los datos incorrectos​

  • Si la factura sigue siendo un Borrador, puede anularla y crear una nueva.
  • Si la factura ha sido publicada pero no tiene pagos, aún puede anularla.
  • Las facturas con pagos no se pueden editar — anule la factura en su lugar.

El residente no recibió un correo electrónico​

  • Verifique que la casilla Enviar notificación por correo electrónico estuviera habilitada.
  • Los correos electrónicos se envían cuando la factura se publica, no cuando se crea como borrador.
  • Verifique que el residente tenga una dirección de correo electrónico válida en su perfil.