Dossiers de recouvrement
Propty vous aide à gérer le processus de recouvrement des cotisations en souffrance conformément aux exigences de la loi Davis-Stirling de Californie. Les dossiers de recouvrement suivent chaque compte en souffrance à travers les étapes légalement requises — des rappels amicaux jusqu'aux avis de pré-privilège, à l'enregistrement du privilège et aux plans de paiement.
- Paiements activés pour votre propriété (voir Configuration des paiements)
- Une facture en souffrance liée à un résident
- Connaissance de la politique de recouvrement de votre syndicat de copropriété et des exigences du Code civil de Californie
Fonctionnement des dossiers de recouvrement
Lorsqu'un résident a une facture en souffrance, vous pouvez ouvrir un dossier de recouvrement pour suivre le processus d'escalade. Propty vous guide à travers chaque étape et enregistre toutes les actions pour vos dossiers.
Flux de recouvrement
Rappel amical → En souffrance → Pré-privilège envoyé → Période de pré-privilège (30 jours)
→ Privilège prêt → Privilège enregistré → Plan de paiement ou Référence à un avocat → Résolu
Ouvrir un dossier de recouvrement
1. Accédez au tableau de bord Conformité
Depuis le tableau de bord de votre propriété, cliquez sur Conformité dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur la carte Recouvrements
Cliquez sur la carte résumé Recouvrements pour ouvrir la liste des recouvrements.
3. Cliquez sur « Ouvrir un dossier »
Cliquez sur Ouvrir un dossier. Vous devrez sélectionner :
- Facture (obligatoire) — La facture en souffrance à joindre à ce dossier.
- Résident (obligatoire) — Le titulaire du compte responsable du solde.
Propty remplit automatiquement les montants :
- Capital dû — Le montant de la cotisation (avant les frais)
- Frais dus — Frais de retard et intérêts
- Total dû — Le solde combiné
4. Enregistrez le dossier
Cliquez sur Ouvrir un dossier. Le dossier commence au statut Rappel amical.
Gérer un dossier de recouvrement
Enregistrer des actions
Depuis la page de détail du dossier, cliquez sur Enregistrer une action pour consigner chaque étape du processus de recouvrement. Les types d'actions disponibles incluent :
| Action | Description |
|---|---|
| Rappel amical envoyé | Avis de courtoisie initial au résident |
| Avis de défaut envoyé | Avis formel du solde impayé |
| RDI offert | Résolution de différends interne offerte (requise avant le privilège) |
| RDI complétée | Processus de RDI complété |
| Pré-privilège envoyé | Avis de pré-privilège envoyé par courrier recommandé (Code civil 5660) |
| Pré-privilège livré | Confirmation de livraison reçue |
| Privilège autorisé | Le conseil a autorisé l'enregistrement d'un privilège |
| Privilège enregistré | Privilège enregistré auprès du comté |
| Privilège levé | Privilège levé après paiement |
| Paiement reçu | Paiement partiel ou complet reçu |
| Plan de paiement créé | Un plan de paiement a été établi |
| Référence à un avocat | Dossier référé à un avocat spécialisé en recouvrement |
Pour chaque action, vous pouvez ajouter :
- Notes — Détails sur l'action prise
- URL du document — Lien vers la documentation justificative (PDF de l'avis, accusé de réception, etc.)
Mise en place d'un plan de paiement
Si le résident accepte un plan de paiement :
- Cliquez sur Créer un plan de paiement depuis le détail du dossier.
- Entrez les détails du plan :
- Montant total — Le montant total à rembourser
- Acompte — Tout paiement initial
- Nombre de versements — Combien de paiements
- Montant par versement — Le montant par paiement
- Date de début — Quand le premier versement est dû
- Cliquez sur Créer le plan. Propty génère le calendrier des versements et suit chaque paiement.
Statuts des dossiers de recouvrement
| Statut | Signification |
|---|---|
| À jour | Aucun défaut de paiement (dossier résolu) |
| Rappel amical | Avis initial envoyé ; période de 30 jours |
| En souffrance | 60+ jours en retard |
| Pré-privilège envoyé | Avis de pré-privilège envoyé par la poste conformément au Code civil 5660 |
| Période de pré-privilège | Période d'attente de 30 jours après l'avis de pré-privilège |
| Privilège prêt | La période de pré-privilège est expirée ; le privilège peut être enregistré |
| Privilège enregistré | Privilège déposé auprès du bureau d'enregistrement du comté |
| Plan de paiement | Le résident est sur un plan de paiement actif |
| Chez l'avocat | Dossier référé à un avocat spécialisé en recouvrement |
| Résolu | Solde payé en totalité |
Statuts des plans de paiement
| Statut | Signification |
|---|---|
| Actif | Le plan est en cours ; les versements sont suivis |
| Complété | Tous les versements ont été payés |
| En défaut | Le résident a manqué des paiements ; le plan est résilié |
Dépannage
Je ne peux pas ouvrir un dossier de recouvrement
- Un dossier de recouvrement nécessite une facture en souffrance. Assurez-vous que le statut de la facture est En souffrance (date d'échéance dépassée avec un solde impayé).
Le statut du dossier n'avance pas
- Les dossiers de recouvrement avancent au fur et à mesure que vous enregistrez des actions. Chaque statut nécessite des actions spécifiques avant de pouvoir passer à l'étape suivante. Suivez l'ordre du flux de travail.
La période de 30 jours du pré-privilège n'est pas respectée
- Propty suit la date d'envoi du pré-privilège et calcule la période d'attente de 30 jours. Le statut Privilège prêt ne devient disponible qu'après l'expiration de cette période.
Je dois fermer un dossier sans paiement complet
- Enregistrez une action Paiement reçu pour tout montant partiel, puis mettez à jour le statut du dossier à Résolu avec une note expliquant la résolution (par exemple, « Radiation approuvée par le conseil »).