Suivre les exigences d'assurance
Propty vous aide à définir les exigences d'assurance pour votre propriété et à vérifier si les résidents ont soumis des certificats d'assurance valides. Vous pouvez surveiller les taux de conformité, identifier les polices expirées et demander des certificats à jour — le tout depuis le tableau de bord de conformité.
- Une propriété configurée dans Propty avec des unités et des résidents
- Connaissance des exigences d'assurance de votre propriété (types de couverture, montants minimaux)
Configurer les exigences d'assurance
1. Accédez au tableau de bord Conformité
Depuis le tableau de bord de votre propriété, cliquez sur Conformité dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur la carte Assurance
Cliquez sur la carte résumé Assurance pour ouvrir la page de suivi des assurances.
3. Cliquez sur « Ajouter une exigence »
Cliquez sur le bouton Ajouter une exigence. Un formulaire apparaîtra avec les champs suivants :
- Nom (obligatoire) — Un nom descriptif pour l'exigence (par exemple, « Assurance responsabilité civile du locataire » ou « Assurance condo HO6 »).
- Description (facultatif) — Détails supplémentaires sur ce que la police doit couvrir.
- Couverture minimale (facultatif) — Le montant minimal de couverture requis (en dollars).
- Requis pour (obligatoire) — À qui s'applique cette exigence :
- Toutes les unités — Chaque unité de la propriété
- Unités locatives — Uniquement les unités avec des locataires
- Unités commerciales — Uniquement les unités commerciales
4. Enregistrez l'exigence
Cliquez sur Enregistrer. L'exigence est maintenant active, et Propty commencera à suivre la conformité pour les unités concernées.
Enregistrer un certificat d'assurance
1. Ouvrez l'exigence d'assurance
Depuis la page de suivi des assurances, cliquez sur l'exigence pour laquelle vous souhaitez enregistrer un certificat.
2. Cliquez sur « Ajouter un certificat »
Cliquez sur Ajouter un certificat. Vous devrez fournir :
- Unité (obligatoire) — L'unité couverte par ce certificat.
- Résident (obligatoire) — Le résident fournissant le certificat.
- Nom de l'assureur (obligatoire) — Le nom de la compagnie d'assurance.
- Numéro de police (obligatoire) — Le numéro de la police.
- Montant de couverture (obligatoire) — Le montant de couverture en dollars.
- Date d'effet (obligatoire) — Quand la police prend effet.
- Date d'expiration (obligatoire) — Quand la police expire.
- PDF du certificat (facultatif) — Téléversez le document du certificat.
3. Enregistrez le certificat
Cliquez sur Enregistrer. Le statut du certificat commence à Reçu et peut être mis à jour au fur et à mesure que vous le révisez.
Statuts des certificats
| Statut | Signification |
|---|---|
| Demandé | Un certificat a été demandé au résident mais pas encore reçu |
| Reçu | Le certificat a été téléversé et est en attente de révision |
| Approuvé | Le certificat répond à l'exigence et est au dossier |
| Expiré | La date d'expiration de la police est passée |
| Non conforme | Le certificat ne répond pas à la couverture minimale ou à d'autres exigences |
Indicateurs du tableau de bord
La carte résumé Assurance sur le tableau de bord de conformité affiche :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Conforme (N %) | N % des unités concernées ont des certificats valides et approuvés |
| Attention requise (N) | N certificats sont expirés ou expirent dans les 30 jours |
| Aucune donnée | Aucune exigence d'assurance n'a été configurée |
Dépannage
Un certificat s'affiche comme « Expiré » mais le résident a renouvelé sa police
- Le résident ou le gestionnaire doit téléverser un nouveau certificat avec les dates de police mises à jour. Les certificats expirés ne sont pas automatiquement renouvelés.
Le pourcentage de conformité semble incorrect
- Le pourcentage est calculé ainsi : certificats approuvés divisés par le nombre total d'unités concernées. Si une unité n'a aucun certificat, elle compte comme non conforme.
Je dois changer les unités auxquelles une exigence s'applique
- Modifiez l'exigence et changez le paramètre Requis pour. Cela recalcule la conformité pour toutes les unités.
Comment demander des certificats aux résidents ?
- Depuis la page de détail de l'exigence d'assurance, utilisez l'action Demander un certificat pour les unités individuelles. Cela envoie une notification par courriel au résident lui demandant de soumettre son certificat d'assurance.