Gérer les divulgations
La loi californienne exige que les syndicats de copropriété distribuent des divulgations annuelles à tous les membres. Propty suit deux types de divulgations requises — le Rapport budgétaire annuel (Code civil 5300) et la Déclaration de politique annuelle (Code civil 5310) — et vous aide à les préparer, générer et distribuer dans les délais.
- Une propriété configurée dans Propty avec des résidents assignés
- Les informations sur l'exercice financier de votre propriété
- Le contenu de la divulgation (chiffres budgétaires, détails de politique, données de l'étude de réserve)
Types de divulgations
| Type | Base légale | Contenu |
|---|---|---|
| Rapport budgétaire annuel | Code civil 5300 | Budget de fonctionnement, plan de financement des réserves, calendrier des cotisations, résumé des assurances |
| Déclaration de politique annuelle | Code civil 5310 | Politiques de frais et pénalités, procédures de recouvrement des cotisations, résolution des différends, coordonnées |
Créer une divulgation
1. Accédez au tableau de bord Conformité
Depuis le tableau de bord de votre propriété, cliquez sur Conformité dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur la carte Divulgations
Cliquez sur la carte résumé Divulgations. Vous verrez une liste de divulgations organisées par exercice financier.
3. Cliquez sur « Créer une divulgation »
Cliquez sur le bouton Créer une divulgation. Vous devrez fournir :
- Exercice financier (obligatoire) — L'exercice financier couvert par cette divulgation (par exemple, 2026).
- Type de divulgation (obligatoire) — Sélectionnez soit Rapport budgétaire annuel soit Déclaration de politique annuelle.
- Date limite (obligatoire) — La date limite de distribution de cette divulgation. Généralement 30 à 90 jours avant la fin de l'exercice financier.
4. Remplissez le contenu de la divulgation
Le formulaire présente des sections de contenu structuré selon le type de divulgation. Remplissez chaque section requise avec les informations pertinentes pour votre propriété.
5. Enregistrez comme brouillon
Cliquez sur Enregistrer le brouillon. La divulgation est enregistrée avec le statut Brouillon pour que vous puissiez la réviser et la modifier avant la distribution.
Réviser et distribuer une divulgation
1. Ouvrez la divulgation
Depuis la liste des divulgations, cliquez sur la divulgation que vous souhaitez réviser.
2. Révisez le contenu
Vérifiez l'exactitude de toutes les sections. Vous pouvez modifier n'importe quelle section en cliquant dessus.
3. Générez le PDF
Lorsque le contenu est prêt, cliquez sur Générer le PDF. Propty crée un document PDF formaté de la divulgation.
4. Marquez comme prête
Cliquez sur Marquer comme prête pour indiquer que la divulgation a été révisée et approuvée pour la distribution.
5. Distribuez aux résidents
Cliquez sur Distribuer. Propty crée un avis avec le PDF de la divulgation en pièce jointe et l'envoie à tous les résidents. Le statut de la divulgation passe à En distribution puis à Complétée une fois envoyée.
Comprendre les statuts des divulgations
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Le contenu est en préparation ; pas encore révisé |
| Prête | Le contenu est révisé et le PDF généré ; en attente de distribution |
| En distribution | L'avis est en cours d'envoi aux résidents |
| Complétée | La distribution est terminée |
Indicateurs du tableau de bord
La carte résumé Divulgations sur le tableau de bord de conformité affiche :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Toutes complétées | Aucune divulgation n'est en attente ou en retard |
| Échéance dans N jours | La prochaine divulgation est due dans N jours |
| En retard | Une divulgation a dépassé sa date limite sans avoir été distribuée |
Dépannage
La date limite de la divulgation est passée
- Vous pouvez toujours distribuer la divulgation après la date limite, mais le tableau de bord de conformité l'affichera comme en retard jusqu'à ce qu'elle soit complétée. Distribuez la divulgation dès que possible.
Je dois mettre à jour une divulgation déjà distribuée
- Les divulgations distribuées ne peuvent pas être modifiées. Créez une nouvelle divulgation pour le même exercice financier et type, puis distribuez la correction comme avis supplémentaire.
Je ne vois pas l'option de générer un PDF
- Assurez-vous que toutes les sections de contenu requises sont remplies. Le bouton Générer le PDF n'apparaît que lorsque le contenu de la divulgation est complet.
À quelle fréquence dois-je créer des divulgations ?
- Les rapports budgétaires annuels et les déclarations de politique annuelle sont chacun requis une fois par exercice financier. Propty empêche les divulgations en double pour le même type et exercice financier.