Gestion des cotisations
Les cotisations sont les frais réguliers qui financent votre communauté — les cotisations mensuelles du syndicat, les frais d'entretien trimestriels et les cotisations spéciales pour les projets d'immobilisations. Propty vous aide à créer des factures, suivre les paiements et effectuer le suivi des soldes en souffrance.
- Les paiements activés pour votre propriété (voir Configuration des paiements)
- Les unités et les résidents configurés (voir Gestion des unités et Gestion des résidents)
Comment fonctionnent les cotisations dans Propty
Propty gère les cotisations à travers le système de facturation. Voici le flux de travail typique :
- Créer des factures — Générez des factures pour vos résidents (individuellement ou en lot)
- Réviser les brouillons — Les factures commencent comme brouillons pour que vous puissiez vérifier avant de publier
- Publier — Rendez les factures visibles aux résidents et envoyez optionnellement des notifications par courriel
- Percevoir les paiements — Les résidents paient en ligne via le portail par virement bancaire ou carte de crédit
- Suivre et relancer — Surveillez les factures en souffrance et prenez des mesures sur les comptes en retard
Création de factures
Factures ponctuelles
Pour des charges individuelles — une cotisation spéciale, un frais ponctuel ou une charge pour une unité spécifique — créez une facture unique.
Consultez Créer et envoyer des factures pour des instructions détaillées.
Facturation en lot
Pour les cotisations récurrentes qui s'appliquent à plusieurs ou à toutes les unités (comme les cotisations mensuelles du syndicat), vous pouvez créer des factures pour plusieurs unités à la fois :
- Allez à la page Invoices
- Cliquez sur Create Invoice
- Sélectionnez plusieurs unités ou choisissez « All units »
- Définissez le titre, le montant et la date d'échéance
- Révisez les brouillons de factures, puis publiez
Conseil : Utilisez un titre clair et cohérent pour les cotisations récurrentes (p. ex., « Cotisation mensuelle du syndicat — Mars 2026 »). Cela aide les résidents à identifier les charges et rend vos dossiers plus faciles à consulter.
Cycle de vie des factures
Chaque facture passe par ces statuts :
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Brouillon | Créée mais non visible aux résidents. Utilisez ceci pour réviser avant de publier. |
| Ouverte | Publiée et en attente de paiement. Le résident peut la voir et la payer. |
| Payée | Entièrement payée. |
| En souffrance | Passé la date d'échéance avec un solde impayé. |
| Annulée | Annulée — plus perceptible. |
Publication des factures
Les factures en brouillon sont invisibles aux résidents jusqu'à ce que vous les publiiez. Lors de la publication, vous pouvez choisir d'envoyer une notification par courriel. Consultez Publier des factures pour les détails.
Suivi des paiements
La page des factures affiche des cartes récapitulatives en haut :
- Total — Montant total facturé
- Ouvertes — Factures impayées en attente de paiement
- En souffrance — Factures en retard nécessitant un suivi
- Payées — Paiements perçus avec succès
Utilisez-les pour obtenir un aperçu rapide de la santé financière de votre communauté.
Gestion des cotisations en souffrance
Lorsque les factures dépassent leur date d'échéance, elles passent automatiquement au statut En souffrance. Voici une approche pratique pour gérer les comptes en retard :
- Filtrer par En souffrance — Sur la page des factures, filtrez par le statut En souffrance pour voir toutes les factures en retard
- Examiner les soldes — Vérifiez quelles unités ont des soldes impayés et depuis combien de temps
- Envoyer des rappels — Utilisez la fonctionnalité d'avis pour communiquer avec les résidents au sujet des soldes en retard
- Annuler si nécessaire — Si une facture a été créée par erreur, annulez-la au lieu de la laisser en souffrance
Conseil : Vérifiez les factures en souffrance chaque semaine. Plus vous effectuez le suivi tôt, plus les recouvrements tendent à être faciles.
Meilleures pratiques
- Utilisez le mode brouillon — Révisez toujours les factures comme brouillons avant de les publier. Il est beaucoup plus facile d'annuler et de recréer un brouillon que de gérer une erreur de facture publiée.
- Fixez des dates d'échéance cohérentes — Choisissez une date d'échéance standard (p. ex., le 1er de chaque mois) pour que les résidents sachent quand s'attendre à leur facture.
- Facturez à l'avance — Créez et publiez les factures quelques jours avant la date d'échéance pour donner aux résidents le temps de payer.
- Utilisez des titres descriptifs — Des titres clairs réduisent la confusion et les appels de soutien des résidents.
Dépannage
| Problème | Solution |
|---|---|
| Impossible de créer des factures | Assurez-vous que les paiements sont activés — voir Configuration des paiements. |
| Le résident dit ne pas voir une facture | Vérifiez si la facture est encore en statut Brouillon. Seules les factures publiées sont visibles aux résidents. |
| La facture a un montant erroné | Si c'est un brouillon, annulez-la et créez-en une nouvelle. Si publiée sans paiement, vous pouvez quand même l'annuler. |
| Le résident a payé mais la facture affiche toujours Ouverte | Les paiements peuvent prendre un moment à être traités. Si cela persiste, vérifiez le tableau de bord Stripe pour le statut de la transaction. |