Gestion des résidents
Les résidents sont les personnes liées à votre propriété — propriétaires, locataires et occupants. La gestion des résidents dans Propty vous permet de suivre qui habite où, de contrôler l'accès au portail et de communiquer avec votre communauté.
- Au moins une unité ajoutée à votre propriété (voir Gestion des unités)
- Les noms et adresses courriel des résidents
Rôles des résidents
Chaque résident a un rôle qui décrit sa relation avec l'unité :
| Rôle | Description | Accès au portail | Droit de vote |
|---|---|---|---|
| Propriétaire | Possède l'unité | Oui | Oui (pondéré par la part de propriété) |
| Locataire | Loue l'unité | Oui | Non |
| Occupant | Habite l'unité mais n'est pas sur le bail | Facultatif | Non |
Conseil : Pour les unités avec plusieurs propriétaires (p. ex., un couple marié), ajoutez chaque personne séparément et définissez leur pourcentage de part de propriété. Ceci est utilisé pour le calcul du poids de vote lors des élections du syndicat.
Ajout de résidents
Un à la fois
Utilisez le bouton Add Resident sur la page des résidents. Vous fournirez leur nom, courriel, unité et rôle. Vous pouvez également choisir d'envoyer une invitation au portail immédiatement.
Pour des instructions détaillées, consultez Ajouter un résident.
En lot via l'importation CSV
Pour les grandes communautés, cliquez sur le bouton Import pour téléverser un fichier CSV avec les colonnes : first_name, last_name, email, unit_number, resident_type.
Conseil : Lors de l'intégration d'une nouvelle propriété, importez les résidents en lot d'abord, puis révisez et envoyez les invitations au portail par lots.
Statuts des résidents
Propty suit le statut d'accès au portail de chaque résident :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Ajouté à Propty mais pas encore invité au portail |
| Invité | Courriel d'invitation envoyé, en attente d'acceptation |
| Actif | A accepté l'invitation, peut se connecter au portail |
| Inactif | Accès au portail temporairement désactivé |
Envoi des invitations au portail
Lorsque vous ajoutez un résident, vous pouvez choisir d'envoyer l'invitation immédiatement ou d'attendre. C'est utile lorsque vous configurez une propriété et souhaitez entrer toutes les données avant que les résidents ne commencent à recevoir des courriels.
Pour envoyer une invitation plus tard, utilisez le menu à trois points (...) sur la ligne du résident et sélectionnez Send Invitation.
Gestion des résidents existants
Depuis le tableau des résidents, vous pouvez :
- Rechercher par nom ou courriel en utilisant la barre de recherche
- Filtrer par statut (Actif, Invité, En attente, Inactif) ou par rôle (Propriétaire, Locataire, Occupant)
- Modifier les détails d'un résident depuis le menu à trois points — changer son unité, rôle, coordonnées ou préférence de langue
- Désactiver un résident pour révoquer son accès au portail sans supprimer son dossier
Préférence de langue
Chaque résident peut être configuré en anglais ou en français. Toutes les communications (courriels, interface du portail) sont envoyées dans la langue préférée du résident. Définissez cela dans le panneau de modification du résident.
Meilleures pratiques pour les administrateurs
- Gardez les courriels exacts — Le courriel est le principal moyen par lequel les résidents accèdent au portail et reçoivent les notifications. Vérifiez les adresses lors de l'importation.
- Utilisez le statut En attente — Ajoutez d'abord tous les résidents, puis envoyez les invitations par lots. Cela vous permet de réviser les données avant la mise en service.
- Suivez l'occupation — Filtrez par statut d'unité pour voir les vacances d'un coup d'œil. Cela aide à la planification budgétaire et de communication.
- Mettez à jour rapidement — Lorsqu'une unité est vendue ou qu'un bail se termine, mettez le statut du résident à Inactif et ajoutez le nouveau résident.
Dépannage
| Problème | Solution |
|---|---|
| Erreur « Le courriel existe déjà » | Chaque courriel doit être unique au sein de votre organisation. Vérifiez si cette personne a déjà été ajoutée. |
| Le résident ne reçoit pas l'invitation | Vérifiez l'adresse courriel, consultez les pourriels et essayez de renvoyer depuis le menu à trois points. |
| Besoin de déplacer un résident vers une autre unité | Modifiez le résident et sélectionnez une unité différente dans le menu déroulant. |
| Le résident ne peut pas se connecter | Vérifiez son statut — seuls les résidents Actifs peuvent accéder au portail. Renvoyez l'invitation si nécessaire. |