Gestión de residentes
Los residentes son las personas conectadas a su propiedad: propietarios, inquilinos y ocupantes. Gestionar residentes en Propty le permite registrar quién vive dónde, controlar el acceso al portal y comunicarse con su comunidad.
- Al menos una unidad agregada a su propiedad (consulte Gestión de unidades)
- Los nombres y direcciones de correo de los residentes
Roles de residentes
Cada residente tiene un rol que describe su relación con la unidad:
| Rol | Descripción | Acceso al portal | Derechos de voto |
|---|---|---|---|
| Propietario | Es dueño de la unidad | Sí | Sí (ponderado por participación de propiedad) |
| Inquilino | Renta la unidad | Sí | No |
| Ocupante | Vive en la unidad pero no está en el contrato de arrendamiento | Opcional | No |
Consejo: para unidades con varios propietarios (por ejemplo, un matrimonio), agregue a cada persona por separado y establezca su porcentaje de participación de propiedad. Se usa para los cálculos de peso de voto en las elecciones del HOA.
Agregar residentes
Uno a la vez
Use el botón Agregar residente en la página de Residentes. Proporcionará su nombre, correo, unidad y rol. También puede elegir si enviar una invitación al portal de inmediato.
Para instrucciones paso a paso, consulte Agregar un residente.
De forma masiva vía importación CSV
Para comunidades grandes, haga clic en el botón Importar para cargar un archivo CSV con las columnas: first_name, last_name, email, unit_number, resident_type.
Consejo: al incorporar una nueva propiedad, importe primero los residentes de forma masiva y luego revise y envíe las invitaciones al portal por lotes.
Estados de residente
Propty registra el estado de acceso al portal de cada residente:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Agregado a Propty pero aún no invitado al portal |
| Invitado | Correo de invitación enviado, esperando que acepte |
| Activo | Aceptó la invitación, puede iniciar sesión en el portal |
| Inactivo | Acceso al portal deshabilitado temporalmente |
Envío de invitaciones al portal
Al agregar un residente, puede elegir enviar la invitación de inmediato o esperar. Esto es útil cuando está configurando una propiedad y desea ingresar todos los datos antes de que los residentes comiencen a recibir correos.
Para enviar una invitación más tarde, use el menú de tres puntos (...) en la fila del residente y seleccione Enviar invitación.
Gestión de residentes existentes
Desde la tabla de residentes, puede:
- Buscar por nombre o correo usando la barra de búsqueda
- Filtrar por estado (Activo, Invitado, Pendiente, Inactivo) o rol (Propietario, Inquilino, Ocupante)
- Editar los detalles de un residente desde el menú de tres puntos: cambiar su unidad, rol, información de contacto o preferencia de idioma
- Desactivar a un residente para revocar su acceso al portal sin eliminar su registro
Preferencia de idioma
Cada residente puede configurarse en Inglés o Francés. Todas las comunicaciones (correos, interfaz del portal) se envían en el idioma preferido del residente. Establézcalo en el panel de edición del residente.
Buenas prácticas para administradores
- Mantenga los correos precisos: el correo es la forma principal en que los residentes acceden al portal y reciben notificaciones. Verifique las direcciones durante la importación.
- Use el estado Pendiente: agregue todos los residentes primero y luego envíe las invitaciones por lotes. Esto le permite revisar los datos antes de lanzar.
- Registre la ocupación: filtre por estado de unidad para ver las vacantes de un vistazo. Ayuda con la planificación del presupuesto y la comunicación.
- Actualice de inmediato: cuando se venda una unidad o termine un arrendamiento, cambie el estado del residente a Inactivo y agregue al nuevo residente.
Solución de problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
| Error "El correo ya existe" | Cada correo debe ser único dentro de su organización. Verifique si esta persona ya fue agregada. |
| El residente no recibe la invitación | Verifique la dirección de correo, revise el spam e intente reenviar desde el menú de tres puntos. |
| Necesita mover a un residente a una unidad diferente | Edite al residente y seleccione una unidad diferente en el menú desplegable. |
| El residente no puede iniciar sesión | Verifique su estado: solo los residentes Activos pueden acceder al portal. Reenvíe la invitación si es necesario. |