Gérer les demandes de maintenance
La page Demandes est votre centre de gestion pour toutes les demandes de maintenance soumises par les résidents. Vous pouvez consulter, filtrer, assigner, prioriser et répondre aux demandes.
- Un compte Propty avec un accès Gestionnaire immobilier, Administrateur de propriété ou Membre d'équipe
Consulter toutes les demandes
1. Accédez à la page Demandes
Depuis le tableau de bord de votre propriété, cliquez sur Demandes dans la barre latérale gauche.
2. Filtrez et recherchez
Utilisez la barre de filtre en haut pour affiner les demandes :
- Recherche — tapez des mots-clés pour trouver des demandes par titre ou description
- Statut — filtrer par Nouvelle, En cours, En attente ou Fermée
- Priorité — filtrer par Urgente, Haute, Moyenne ou Basse
Cliquez sur Effacer les filtres pour réinitialiser tous les filtres.
3. Consultez le tableau des demandes
Chaque ligne affiche :
| Colonne | Description |
|---|---|
| # | Numéro de demande |
| Titre | Courte description du problème |
| Unité | L'unité où se situe le problème |
| Catégorie | Le type de problème (Plomberie, Électricité, etc.) |
| Priorité | Niveau d'urgence (badge coloré) |
| Statut | État actuel de la demande |
| Assigné | Membre de l'équipe en charge de la demande |
| Créée | Quand la demande a été soumise |
Gérer une demande individuelle
1. Ouvrez la demande
Cliquez sur n'importe quelle ligne du tableau des demandes pour ouvrir la page de détails complète.
La page de détails comporte trois sections :
- Description — la description originale du problème par le résident
- Activité — chronologie de tous les messages et changements de statut
- Barre latérale — statut, priorité, assignation et détails de la demande
2. Changez le statut
Dans la barre latérale, utilisez le menu déroulant Statut pour mettre à jour le statut de la demande :
| Statut | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Nouvelle | Vient d'être reçue, pas encore examinée |
| En cours | En cours de traitement actif |
| En attente | En attente de pièces, planification ou réponse du résident |
| Fermée | Le problème a été résolu |
3. Définissez la priorité
Utilisez le menu déroulant Priorité dans la barre latérale pour définir le niveau d'urgence :
- Urgente — dangers pour la sécurité, fuites d'eau, pas de chauffage/climatisation
- Haute — problème important affectant la vie quotidienne
- Moyenne — réparation non urgente nécessaire
- Basse — problème cosmétique ou mineur
4. Assignez un membre de l'équipe
Utilisez le menu déroulant Assignation dans la barre latérale pour assigner la demande à un membre de l'équipe. Sélectionnez Non assignée pour retirer l'assignation.
5. Répondez au résident
Dans la section Réponse sous la chronologie d'activité, tapez votre message et cliquez sur Envoyer. Le résident sera notifié.
Vous pouvez également :
- Utiliser une réponse prédéfinie — cliquez sur le sélecteur de réponses prédéfinies pour insérer un message pré-rédigé (voir Créer des réponses rapides)
- Marquer comme note interne — cochez la case Note interne pour ajouter une note visible uniquement par le personnel
- Joindre des fichiers — utilisez l'outil de téléchargement de pièces jointes pour partager des documents ou des photos
6. Configurez les paramètres de la demande
Dans la section Paramètres de la barre latérale, vous pouvez :
- Désactiver la fermeture automatique — basculez l'interrupteur pour empêcher cette demande d'être automatiquement fermée après une période d'inactivité
- Portée des notifications — choisissez qui reçoit les notifications concernant cette demande (tous les résidents de l'unité, propriétaires uniquement, locataires uniquement ou personne)
Dépannage
Je ne peux pas changer le statut ou la priorité
- La demande est peut-être Fermée. Rouvrez-la en changeant le statut à une autre valeur.
- Vérifiez que vous avez les permissions appropriées pour votre rôle.
Le résident ne reçoit pas de notifications
- Vérifiez le paramètre Portée des notifications dans la barre latérale. Il peut être défini sur « Personne (interne uniquement) ».
- Vérifiez que le résident a une adresse courriel valide.
Je dois fermer plusieurs demandes en même temps
- Actuellement, les demandes doivent être fermées individuellement depuis leurs pages de détails. Utilisez le filtre de statut pour trouver toutes les demandes à fermer.