Organiser les documents de la propriété
Gardez les documents importants de votre propriété organisés et accessibles dans Propty. Téléversez les conventions de copropriété, règlements, rapports financiers, procès-verbaux de réunions et autres fichiers pour les retrouver et les partager facilement avec les résidents.
Ce dont vous aurez besoin
- Rôle de gestionnaire immobilier ou de gestionnaire d'organisation
- Fichiers à téléverser (PDF, Word, Excel, images ou autres formats courants)
Étapes
1. Accédez à la page Documents
Dans la barre latérale, cliquez sur Documents sous le nom de votre propriété.
2. Téléversez un document
Cliquez sur le bouton Téléverser. Sélectionnez un fichier sur votre ordinateur.
Les types de fichiers acceptés incluent :
- PDF — Conventions de copropriété, règlements, rapports financiers
- Documents Word (.doc, .docx) — Lettres, modèles
- Feuilles de calcul Excel (.xls, .xlsx) — Budgets, cotisations
- Images (.jpg, .png) — Photos, dépliants
3. Organisez les documents
Les documents peuvent être organisés par catégories. Les catégories courantes incluent :
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Documents constitutifs | Conventions de copropriété, règlements, règles et procédures |
| Rapports financiers | Budgets, études de réserve, rapports d'audit |
| Documents de réunion | Ordres du jour, procès-verbaux, formulaires de procuration |
| Infos communautaires | Bulletins, répertoires de contacts, procédures d'urgence |
4. Gérez les documents existants
Pour chaque document, vous pouvez :
- Télécharger — Enregistrer une copie sur votre ordinateur
- Supprimer — Retirer le document (cette action est permanente)
- Remplacer — Téléverser une version plus récente du même document
Bonnes pratiques
- Utilisez des noms de fichiers clairs — Nommez les fichiers de manière descriptive (p. ex. « 2026-Budget-Annuel.pdf » plutôt que « budget.pdf »)
- Gardez les documents à jour — Remplacez les versions obsolètes par les versions actuelles
- Téléversez régulièrement — Après les réunions du conseil, téléversez les procès-verbaux et tout nouveau document rapidement
- Organisez par catégorie — Utilisez les catégories de manière cohérente pour que les résidents trouvent facilement ce dont ils ont besoin
Dépannage
Le téléversement échoue
- Vérifiez la taille du fichier. Les fichiers très volumineux peuvent expirer pendant le téléversement. Essayez de compresser le fichier ou de le diviser en parties plus petites.
- Assurez-vous que le fichier n'est pas corrompu en l'ouvrant d'abord sur votre ordinateur.
- Consultez Échec du téléversement de fichier pour plus de solutions.
J'ai accidentellement supprimé un document
- Les documents supprimés ne peuvent pas être récupérés. Vous devrez téléverser le fichier à nouveau.
Les résidents disent qu'ils ne trouvent pas un document
- Assurez-vous que le document a été partagé avec les résidents. Consultez Partager des documents avec les résidents.