Aller au contenu principal

Partager des documents avec les résidents

Après avoir téléversé des documents dans votre propriété, vous pouvez les partager avec les résidents afin qu'ils puissent les consulter et les télécharger via le portail.

Ce dont vous aurez besoin

Étapes​

1. Accédez à la page Documents​

Dans la barre latérale, cliquez sur Documents sous le nom de votre propriété.

2. Sélectionnez les documents à partager​

Choisissez les documents que vous souhaitez rendre accessibles aux résidents. Les documents partagés apparaissent sur la page Documents du résident dans le portail.

Partager des documents

3. Confirmez le partage​

Lorsqu'un document est partagé, tous les résidents ayant accès au portail de votre propriété peuvent le consulter et le télécharger. Il n'y a pas de partage par résident — les documents sont partagés avec tous les utilisateurs du portail.

Ce que les résidents voient​

Les résidents peuvent accéder aux documents partagés en cliquant sur Documents dans la barre latérale de leur portail. Ils voient :

  • Une liste de tous les documents que vous avez partagés
  • La possibilité de prévisualiser ou de télécharger chaque document
  • Les documents organisés par catégorie (si vous les avez catégorisés)

Consultez Accéder aux documents de la propriété pour le point de vue du résident.

Retirer l'accès partagé​

Pour arrêter de partager un document :

  1. Accédez à la page Documents
  2. Trouvez le document que vous souhaitez ne plus partager
  3. Retirez-le des documents partagés

Les résidents ne verront plus le document dans leur portail après le retrait du partage.

Bonnes pratiques​

  • Partagez les documents constitutifs rapidement — Les conventions de copropriété, règlements et règles devraient toujours être accessibles aux résidents
  • Partagez les documents de réunion avant les réunions — Téléversez les ordres du jour et formulaires de procuration à l'avance
  • Mettez à jour les documents partagés — Lorsque vous téléversez une version plus récente, elle remplace automatiquement l'ancienne pour les résidents
  • Révisez les documents partagés périodiquement — Retirez les documents obsolètes qui ne sont plus pertinents

Dépannage​

Les résidents disent qu'ils ne voient pas les documents partagés​

  • Vérifiez que le résident a un compte portail Actif. Les résidents avec un statut En attente ou Inactif ne peuvent pas accéder au portail.
  • Confirmez que le document a bien été partagé (et pas seulement téléversé).

Je veux partager un document avec certains résidents seulement​

  • Actuellement, les documents partagés sont visibles par tous les résidents ayant accès au portail. Il n'y a pas de partage par résident ou par unité. Si vous devez envoyer un document à des résidents spécifiques, envisagez d'utiliser un avis avec une pièce jointe.

Le document n'apparaît pas immédiatement dans le portail​

  • Il peut y avoir un bref délai. Demandez au résident de rafraîchir son navigateur. Si le problème persiste, vérifiez que le document a bien été partagé.