Compartir documentos con los residentes
Después de subir documentos a su propiedad, puede compartirlos con los residentes para que puedan verlos y descargarlos a través del portal.
- Documentos ya subidos a su propiedad (consulte Organizar documentos de la propiedad)
- Al menos un residente con acceso al portal
Pasos
1. Vaya a la página de Documentos
Desde la barra lateral, haga clic en Documentos bajo el nombre de su propiedad.
2. Seleccionar documentos a compartir
Elija los documentos que desea poner a disposición de los residentes. Los documentos compartidos aparecen en la página de Documentos del residente en el portal.
3. Confirmar el compartir
Cuando se comparte un documento, todos los residentes con acceso al portal de su propiedad pueden verlo y descargarlo. No hay compartir por residente — los documentos se comparten con todos los usuarios del portal.
Lo que ven los residentes
Los residentes pueden acceder a los documentos compartidos haciendo clic en Documentos en la barra lateral de su portal. Ellos ven:
- Una lista de todos los documentos que usted ha compartido
- La capacidad de previsualizar o descargar cada documento
- Documentos organizados por categoría (si los categorizó)
Consulte Acceder a los documentos de la propiedad para ver la perspectiva del residente.
Retirar el acceso compartido
Para dejar de compartir un documento:
- Vaya a la página de Documentos
- Encuentre el documento que desea dejar de compartir
- Retírelo de los documentos compartidos
Los residentes ya no verán el documento en su portal después de dejar de compartirlo.
Mejores prácticas
- Comparta los documentos de gobernanza de inmediato — Los CC&R, estatutos y reglas siempre deben estar disponibles para los residentes
- Comparta los materiales de reuniones antes de las reuniones — Suba las órdenes del día y formularios de poder con anticipación
- Actualice los documentos compartidos — Cuando sube una nueva versión, reemplaza automáticamente la antigua para los residentes
- Revise los documentos compartidos periódicamente — Retire los documentos obsoletos que ya no son relevantes
Solución de problemas
Los residentes dicen que no pueden ver los documentos compartidos
- Verifique que el residente tenga una cuenta de portal Activa. Los residentes con estado Pendiente o Inactivo no pueden acceder al portal.
- Confirme que el documento ha sido compartido (no solo subido).
Quiero compartir un documento solo con algunos residentes
- Actualmente, los documentos compartidos son visibles para todos los residentes con acceso al portal. No hay compartir por residente o por unidad. Si necesita enviar un documento a residentes específicos, considere usar un aviso con un archivo adjunto en su lugar.
El documento no aparece en el portal de inmediato
- Puede haber un breve retraso. Pida al residente que actualice su navegador. Si el problema persiste, verifique que el documento se haya compartido correctamente.