Organizar documentos de la propiedad
Mantenga los documentos importantes de la propiedad organizados y accesibles en Propty. Suba CC&R, estatutos, informes financieros, actas de reuniones y otros archivos para que sean fáciles de encontrar y compartir con los residentes.
Lo que necesitará
- Rol de administrador de propiedad o administrador de organización
- Archivos para subir (PDF, Word, Excel, imágenes u otros formatos comunes)
Pasos
1. Vaya a la página de Documentos
Desde la barra lateral, haga clic en Documentos bajo el nombre de su propiedad.
2. Subir un documento
Haga clic en el botón Subir. Seleccione un archivo desde su computadora.
Los tipos de archivo admitidos incluyen:
- PDF — CC&R, estatutos, informes financieros
- Documentos de Word (.doc, .docx) — Cartas, plantillas
- Hojas de cálculo de Excel (.xls, .xlsx) — Presupuestos, cuotas
- Imágenes (.jpg, .png) — Fotos, volantes
3. Organizar documentos
Los documentos pueden organizarse en categorías. Las categorías comunes incluyen:
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Documentos de gobernanza | CC&R, estatutos, reglas y normas |
| Informes financieros | Presupuestos, estudios de reservas, informes de auditoría |
| Materiales de reuniones | Órdenes del día, actas de reuniones, formularios de poder |
| Información de la comunidad | Boletines, directorios de contactos, procedimientos de emergencia |
4. Gestionar documentos existentes
Para cada documento, puede:
- Descargar — Guardar una copia en su computadora
- Eliminar — Quitar el documento (esto es permanente)
- Reemplazar — Subir una versión más nueva del mismo documento
Mejores prácticas
- Use nombres de archivo claros — Nombre los archivos de forma descriptiva (por ejemplo, "Presupuesto-Anual-2026.pdf" en lugar de "presupuesto.pdf")
- Mantenga los documentos actualizados — Reemplace las versiones obsoletas con las actuales
- Suba regularmente — Después de las reuniones de la junta, suba las actas y los nuevos documentos de manera oportuna
- Organice por categoría — Use las categorías de forma consistente para que los residentes puedan encontrar lo que necesitan
Solución de problemas
La carga falla
- Verifique el tamaño del archivo. Los archivos muy grandes pueden agotar el tiempo durante la carga. Intente comprimir el archivo o dividirlo en partes más pequeñas.
- Asegúrese de que el archivo no esté dañado abriéndolo primero en su computadora.
- Consulte Error al subir archivo para más soluciones.
Eliminé un documento por accidente
- Los documentos eliminados no pueden recuperarse. Tendrá que subir el archivo de nuevo.
Los residentes dicen que no encuentran un documento
- Asegúrese de que el documento haya sido compartido con los residentes. Consulte Compartir documentos con los residentes.